Conventions d'encodage
Général
Les apostrophes ne doivent pas comporter d'espace derrière : AVE DE L'EUROPE, sans espace entre le L et EUROPE
Nom de la société
Tout en majuscules, sans accents. En cas d'abréviations, si possible sans points et autres séparateurs. On indique la forme juridique à la suite du nom de la société, toujours en majuscules, sans points. Et on continue de l'encoder dans la zone dédié (onglet Extra Information -> Legal Form).
Adresse
Toujours "RUE, 99 BTE 1", avec RUE en majuscules, une virgule pour séparer le nom de la rue et la numéro dans cette rue. Si boite postale, on abrège cela en BTE, en majuscules.
Abréviations:
-
AVENUE -> AVE
-
BOULEVARD -> BLD
-
CHAUSSEE -> CHSEE
-
PLACE -> PL
-
ROUTE -> RTE
-
SAINT, SAINTE -> ST, STE
-
CHEMIN -> CH
On n'utilise pas ces abréviations, si le nom abrégé est le seul nom de la rue : 1ERE AVENUE reste 1ERE AVENUE, GRAND PLACE reste GRAND PLACE, ...
On dispose de deux lignes pour indiquer le nom de la rue. En général, on réserve la seconde ligne pour indiquer des parcs et/ou zones industriels/artisanaux sous la forme PARC IND ou PART ART ou PARC SCI. On y indiquera aussi les 'Care Of' sous la forme 'C/O'.
Lors de l'encodage d'une nouvelle adresse, on doit toujours reprendre le nom complet de cette société dans la zone 'Name' de l'adresse, avec une spécificité ou non, mais toujours remplir ce champ.
Pour les codes postaux étrangers, nous en avons déjà une bonne liste dans les codes postaux reconnus. Si vous ne trouvez pas votre code postal dans les codes postaux pré-définis, merci d'en demander la création à Philmer, en spécifiant bien la fiche sur laquelle ce code postal doit être rajouté et en donnant bien les infos que vous posséder (pas seulement le code postal mais aussi la localité, par exemple).
Nom des personnes de contact
NOM Prénom : le nom en majuscules, sans accents. Le prénom en minuscules mais avec les initiales en majuscules. Si on ne connait que les initiales, on les accole : JM, JC, AM...
Pour les personnes de contacts, il est IMPORTANT de bien indiquer le 'Monsieur/Madame' mais AUSSI le sexe 'Male/Female'. En effet, nous avons des Maîtres/Professeurs, ...' et il est important pour les Women CCI de bien reprendre toutes les femmes potentielles.
Numéros de TVA
Les numéros de TVA doivent être encodés avec BE (si belges...) devant, et les 10 autres chiffres sans séparateurs : BE0123456789.
Numéros de téléphone, GSM et fax
Depuis la version 15 de 2022, les numéros de téléphone sont automatiquement formatés. Le plus simple est donc d'encoder le numéro brut, et de laisser Odoo le formater.
Adresses emails et adresses Web
Les adresses emails sont encodées en minuscules et sans accents. La plupart des sites web actuels sont en https:// mais si vous l'encodez sans spécifier cela, Odoo rajoutera http:// devant. Le mieux est donc de mettre https:// quand c'est bien le cas..
