Avec la version d’Odoo 15, la manière dont les notes de crédit sont créées a une énorme influence sur le flux de nos commandes/facturations mensuelles, par rapport à la version 12.

En effet, si une facture est créée à partir d’un bon de commande (c’est-à-dire 98% de nos factures), la facture garde le lien avec le bon de commande initial. Quand un bon de commande est transformé en facture (que ce soit manuellement ou lors de la facturation mensuelle), la ligne (ou les lignes) de ce bon de commande qui figure(nt) sur la facture est marquée(s) comme ‘étant facturée’.

Mais si on crée une note de crédit à partir du bouton ‘Créer Avoir’ de cette facture, les lignes sont remises comme ‘étant à facturer’. Et sont donc reprises dans les lignes à facturer lors de la facturation mensuelle.

Ce qui est parfois ce que l’on souhaite, mais dans 80% des cas, ce n’est pas le cas : on fait une note de crédit parce que la facture (et le bon de commande dont elle est issue) est erronée. On veut, en général, corriger une facture intempestive, en double ou totalement erronée (mauvais client, mauvais produit, …).

Dans ces cas (les plus fréquents, donc), on doit procéder d’une des deux méthodes ci-jointes. La première est la plus rapide, facile. La seconde est plus souple, mais offre plus de possibilités de faire une erreur et est donc à réserver aux cas spéciaux (note de crédit partielle, principalement). Mais les deux fonctionnent. A vous de voir celle qui vous agrée le mieux, mais la première est clairement recommandée.

Cette méthode est simple : avant de faire une note de crédit depuis une facture (avec le bouton Créer Avoir), nous allons D’ABORD annuler le bon de commande, PUIS faire la note de crédit.

C’est une méthode logique : je veux annuler une facture par une note de crédit parce qu’elle n’est pas correcte, je veux donc AUSSI annuler le bon de commande qui n’était pas correct non plus, sans doute.

La méthode la plus rapide pour faire cela : je vais sur la facture, dans le chatter de celle-ci, j’ai le lien vers le bon de commande dont elle est issue. Je clique sur ce lien, j’arrive sur le Bon de Commande, je l’annule, puis via le fil d’ariane, je reviens sur la facture. A partir de celle-ci je peux alors utiliser ‘Créer Avoir’ pour faire ma note de crédit, comme sur la version 12.

Simple, rapide et logique (en tous cas cela respecte la logique d’Odoo 15).

Cette méthode est plus souple, parce que vous allez créer la note de crédit, manuellement, ligne par ligne. Mais elle a plus de chances de créer une erreur, car vous allez devoir tout réencoder : le client, le produit, le libellé, le montant, le code TVA.

Mais dans le cas d’une note de crédit partielle, c’est une méthode rapide et qui avec quelques petites précautions marche très bien.

Vous devez aller en ‘Comptabilité’, ‘Client’, ‘Avoirs’, et utiliser le bouton CRÉER, simplement. Vous aller alors créer une note de crédit vierge, à partir de rien. Puis vous devez donc tout encoder :

• Le client : faites bien attention d’utiliser le bon client, c’est-à-dire le même que sur la facture. Les homonymes peuvent vous créer une erreur ici.
• La date de facturation : faites bien attention lors des premiers jours de chaque mois à faire votre note de crédit sur la bonne période, en fonction de ce que vous demande la compta.
• Le produit : merci d’utiliser le même produit que celui de la facture initiale.
• Le libellé : si vous comptez envoyer la note de crédit au client, il vaut mieux mettre le même libellé pour la ligne de la note de crédit que celui pour la facture (notamment pour les annulations d’inscriptions aux events, où le nom du participant est indiqué dans la ligne).
• Le montant : pour rappel, dans l’encodage des notes de crédit, on doit bien indiquer le montant en positif : Odoo est assez intelligent pour savoir qu’il s’agit d’une note de crédit et que le montant ne doit pas être réclamé au client, mais plutôt ‘remboursé’.
• Le code TVA : bien vérifier si le code TVA de la note de crédit est le même que celui de la facture client. Dans le cas d’une facture et d’une note de crédit pour un client étranger, cela peut diverger.

Le défaut de cette solution, c’est que parfois, on tire des statistiques de ventes de certains produits en fonction de ce que l’on trouve dans les bons de commande. Et dans ce cas, vous avez laissé la vente dans les bons de commande, mais n’avez pas introduit une vente ‘négative’ dans les bons de commande, puisque vous êtes passés directement par la note de crédit.

Dans le cas d’une note de crédit pour une cotisation, s’il s’agit d’une note de crédit pour annuler une cotisation non désirée, il est clairement recommandé d’indiquer sur la fiche du partenaire concerné une date de refus d’adhésion à la même date que celle de la note de crédit. Il ne faut évidemment pas faire cela s’il s’agit d’annuler une double facturation, annuler une facturation d’un membre associé ou faire une annulation partielle.

Dans le cas d’une note de crédit pour une inscription à un event, il est aussi recommandé d’aller indiquer sur l’inscription de la personne concernée qu’elle n’était pas présente si c’est bien ce que veut indiquer cette note de crédit. Souvent, après des événements, on va retirer la liste des participants (pour divers usages). Il convient donc de mettre à jour cette liste, en plus de mettre la jour le compte du client.