Processus Facturation CCILVN
La facturation mensuelle de la CCILVN se passe en plusieurs étapes, nécessaires pour que la facturation à postériori d'une grande quantité de bons de commande se passe correctement, et en limitant les tâches manuelles à effectuer.
ETAPE 1 : Préparation des données par l'I.T. : La comptabilité doit utiliser 4 outils de MyBoard qui vont vérifier/corriger les bons de commandes.
Les deux premières "Pré-facturation 1 : Détection des produits de vente sans analytique par défaut" et "Pré-facturation 2 : Détection des bons de commande sans produit de vente" permettent de s'assurer que les bons de commande ne comportent pas de produits n'ayant pas d'analytique par défaut. Sinon, la regroupement des bons de commande à l'étape 2 s'arrêtera en plein milieu. En cas d'erreurs détectées, il est toujours temps de corriger les bons de commande concernés.
Le troisième outil corrige des clients importés sous un certain nom (et numéro de TVA) dans Digichambers mais qui doivent être facturés sous un autre nom et numéro de TVA. Par exemple, Molnlycke. Il se nomme "Pré-facturation 3 : Correction des clients spéciaux (dûs à DigiChambers)".
Le dernier outil adapte les dates des bons de commande pour que ce ne soit plus la date d'encodage du bon de commande qui soit prise en compte (ce qui pose souci pour les missions déléguées importées après la fin du mois; mais aussi pour les participations aux events déjà encodées ce mois pour des events qui n'auront lieu que le mois prochain). C'est l'outil "Pré-facturation 4 : Correction des dates de Bons de Commandes" qui se charge de cela. Il faut adapter les dates de contrôle dans la moulinette, avant de lancer celle-ci.
ETAPE 2. Demande de préparation pour la soirée : Vu le grand nombre de bons de commande mensuels, il faut spécifier à Odoo les bons de commande qu'il devra regrouper en factures brouillon,, durant la nuit. Il faut donc, en journée, marquer nos bons de commandes à facturer comme étant à facturer.
Pour cela, on va dans le module 'Ventes', et dans le menu général, on sélectionne 'A Facturer'; 'Commandes à facturer'. Dans la liste qui se présente, on va filtrer les bons de commande pour ne garder que ceux qui sont échus le mois dernier. Par exemple, le 5/3/2020, on va sélectionner les bons de commande dont la date de commande est inférieure au 1/3/2020, au travers d'un filtre personnalisé.
Une fois ce filtre mis en place, il faut sélectionner tous les bons de commande (souvent plus de 1.000), les marquer avec la case à cocher à gauche de la liste. A ce moment, apparaît, le menu 'Action', dans lequel on doit choisir 'to be invoiced'.
Les bons de commande sont alors marqués comme étant à facturer. On ne doit plus rien faire de la journée : durant la nuit, les bons de commande seront regroupés par partenaire, sur une seule facture.
ETAPE 3. Modifier les factures brouillons préparées dans la nuit. Les factures brouillon préparées durant la nuit présentent trois défauts.
Elles n'ont pas de date de facturation et si on les confirme telles quelles, elles seront créées à la date du jour et pas à la date de fin du mois précédent. De plus, aucune conditions de paiement n'est associée à ces factures et la date d'échéance est donc égale à la date du jour, qui sera la fin du mois précédent...
De plus, comme certaines factures regroupent de nombreux bons de commande en un seul document, le nom de ce document est une suite très longue de numéros de bons de commande
Pour corriger cela, la compta peut utiliser l'outil "Post-Facturation : Mettre à jour la date et le nom des factures brouillon". Cet outil, une fois adaptée avec le bon nom et la bonne date, ira mettre cette info sur toutes les factures brouillon. C'est aussi cette moulinette qui FORCE la référence de la facture pour les clients qui exigent une certaine référence de P.O. sur leurs factures mensuelles (PELZER actuellement).
Avant de finaliser toutes les factures brouillon, il faut essayer de mettre en facturation électronique autant de ses factures brouillon en envoi 'indéterminé'. Il faut donc les contacter pour obtenir cet info : leur adresse de facturation électronique et ainsi mettre à jour leur ficje (adresse de facturation et mode d'envoi des factures). Puis, pour ces clients qui étaient en envoi indéterminé, il faut sans doute adapter le client figurant sur la facture pour qu'elle utilise l'adresse de facturation et plus le partenaire principal.
On lance également l'outil "Propagation adresses électroniques de facturation" pour être certain que les dernières adresses de facturation électroniques sont bien prises en compte.
ETAPE 4. Finaliser les factures brouillon. Les factures sont maintenant prêtes à être vérifiées (à l'écran), puis à être confirmées et enfin imprimées ou envoyées par email. La majorité des factures sont maintenant envoyée par email. Avant de faire cet envoi par email, on va donc d'abord visualiser les factures prévues pour un envoi papier et vérifier si pour ces clients, on ne doit pas corriger leur fiche pour les indiquer comme 'A envoyer électroniquement'.
Pour cela, on liste les factures préparées pour ce mois et on les filtre avec 'Papier' et 'Indéterminé' dans les filtres prédéfinis. On checke chacun des clients concernés. Pour ceux qui restent, on les imprimer et on les envoie par courrier postal.
Ensuite, on liste les factures avec le filtre 'Electronique' et on les envoies 50 par 50 avec l'Action 'Envoyer'.
