Comment supprimer une personne de contact ?
Il est souvent nécessaire de supprimer une personne de contact liée à une société. Parce que la personne a quitté la société, est décédée ou toute autre raison.
Cela peut être très simple, mais parfois nettement plus compliqué.
La bonne manière de faire est d'abord d'essayer de supprimer la personne de contact. Si cela ne fonctionne pas, il faut alors essayer d'archiver cette personne de contact directement depuis Odoo. Et si cela ne fonctionne toujours pas, il faut utiliser MyBoard pour forcer l'archivage de cette personne de contact.
Pourquoi cela peut-il être si compliqué ?
Parce que dans Odoo, tout est lié. Si cette personne de contact est utilisée quelque part dans Odoo (sur une inscription à un événement (futur ou ancien), sur une participation à un groupe Oxygène, sur un bon de commande), on ne peut pas la supprimer. Sinon, cette inscription, cette participation ou ce bon de commande n'auraient plus de personne spécifiée, ce qui est interdit. Dans ce type de cas, la bonne pratique est d'archiver la personne de contact : elle n'apparait plus dans la liste des personnes de contacts, mais sur l'inscription à l'événement, sur la participation au groupe ou sur le bon de commande, elle sera retrouvée dans les archives et affichée à l'écran de cette inscription, de cette participation ou de ce bon de commande.
Mais cet archivage peut être interdit par Odoo dans un et un seul cas : si une personne de contact a un code d'accès à notre portail MyCCI (parce que membre de la CCI ou d'un groupe Oxygène, via une adresse email), Odoo refuse l'archivage car la personne pourrait entrer sur MyCCI alors qu'elle n'existe plus dans notre base de données des personnes de contacts.... Dans ce cas, il faut d'abord supprimer l'accès à MyCCI avant d'archiver la fiche. Ce qui est impossible pour le personnel non-technique de la CCI. Et c'est là qu'intervient MyBoard pour faire cette opération technique avec un seul outil facile d'utilisation.
1/ Premièrement, vous pouvez essayer de supprimer la personne de contact
Il y a deux méthodes valables pour cela : depuis la fiche société ou depuis la fiche de la personne de contact
Premièrement, depuis la fiche de la société
C'est plus facile si vous êtes déjà sur la société, et plus rapide si vous avez plusieurs personnes de contacts à effacer. Il suffit de cliquer sur la poubelle à droite du nom de la personne concerné. Puis d'enregistrer votre modification.
Ou depuis la fiche de la personne de contact, herself
Si on est déjà dessus ... ou si on veut rapidement vérifier si la personne n'est pas liée à d'autres données dans Odoo
Mais cela peut tout à fait être refusé
Parce que la personne de contact est liée à une autre donnée d'Odoo. Ici, par exemple, cette personne est liée à un bon de commande et 4 inscriptions à des événements. Mais il pourrait y avoir d'autres liens pas forcément visibles à première vue.
Mis à part si c'est évident, comme ici, il vaut néanmoins mieux tenter d'effacer...
2/ Sinon, il faut essayer d'archiver le contact
Archiver un contact signifie le faire disparaître des listes de personnes de contacts (dans Contacts mais aussi en recherche dans les autres modules), tout en le gardant 'caché' dans la base de données. Ainsi, s'il était utilisé sur une autre donnée (une facture, un bon de commande, une participation à un club Oxygène, ...), Odoo sera le retrouver et l'afficher sur cette donnée (sur la facture, sur la liste des participants d'un groupe Oxy, ...).
L'archivage est très simple : if suffit d'aller sur la fiche complète de la personne de contact et dans les actions de déclencher 'Archiver' dans les actions de cette fiche.
Mais cela peut ne pas fonctionner si la personne de contact est un membre CCILVN ou un membre Oxygène avec une adresse email. Dans ce cas, il a un accès MyCCI qui bloque l'archivage.
Sinon, cette personne pourrait entrer dans MyCCI alors qu'elle n'existe plus dans la base de données...
3/ Sinon, il faut contourner les interdictions d'Odoo
Pour cela, nous allons utiliser MyBoard. Qui peut en une seule opération, effacer les codes d'accès MyCCI d'une personne de contact.
Dans votre MyBoard, vous devriez trouver en haut de votre liste d'outil Archivage de Contact.
Si cet outil n'existe pas dans votre MyBoard, vous pouvez l'y ajouter en suivant la procédure standard.
Dans cet outil, vous devez encoder le nom de la personne de contact, en respectant les conventions d'encodage de la CCI dans Odoo : NOM Prénom.
Dans tous les cas, sur base de ce que vous demanderez, l'outil vous montrera toutes les fiches avec ce nom et vous devrez confirmer la fiche à archiver même s'il n'en trouve qu'une seule.
Vous pouvez donc cliquer sur 'Chercher' en toute confiance.
Il ne vous reste plus qu'à sélectionner la fiche à archiver (en cliquant sur la case à option à droite du nom) et à Valider votre choix.
Deux petites remarques : même s'il n'y a qu'une seule personne de contact détecté à partir du nom spécifié, la case n'est pas cochée par défaut. Vous devez confirmer votre choix puis valider.
Si vous avez plusieurs fois la même personne sur plusieurs sociétés, vous ne pourrez pas les archiver toutes d'un seul coup. Vous devrez relancer l'outil 'Archivage de contact' plusieurs fois.
